Paraqitja shpesh është një detyrë e nevojshme për punë dhe në shtëpi. Nëse e kaloni depozitimin për një kohë të gjatë, mund të grumbulloni një pirg të madh letre që do të duhen orë apo edhe ditë për tu zgjidhur. Për ta mbajtur inbox-in tuaj pa rrëmujë, renditni çdo letër që merrni çdo ditë. Pastaj, krijoni një sistem regjistrimi që funksionon për ju. Përdorni sistemin tuaj për të renditur letrat në mënyrë që të keni qasje në dokumente të rëndësishme me lehtësi sa herë që keni nevojë!
Hapa
Metoda 1 nga 3: Trajtimi i fluksit tuaj ditor të letrës
Hapi 1. Krijoni një kuti qendrore për të mbajtur letrat derisa t'i rendisni ato
Një kuti qendrore është ajo ku vendosni të gjitha letrat që vijnë në tryezën tuaj ose përmes kutisë tuaj postare çdo ditë. Kjo mund t'ju ndihmojë të qëndroni të organizuar derisa të keni kohë për të renditur dhe trajtuar secilin artikull.
- Ju mund të përdorni një kuti të vogël kartoni si kutinë tuaj qendrore, ose të merrni një kuti, shportë ose tabaka të veçantë për këtë qëllim.
- Vendoseni kutinë në cep të tryezës suaj, në një tavolinë pranë derës tuaj të përparme, ose diku tjetër të dukshme, në mënyrë që të mos e harroni atë.
Hapi 2. Kaloni nëpër kuti çdo ditë dhe lini mënjanë artikuj të rëndësishëm
Shikoni secilin nga artikujt në kutinë tuaj një herë në ditë për të kërkuar artikuj që kërkojnë vëmendjen tuaj të menjëhershme. Këto mund të përfshijnë fatura që do të dalin së shpejti, ftesa për festa ose forma të ndjeshme ndaj kohës. Lërini mënjanë këto sende në mënyrë që të kujdeseni menjëherë për to.
Ju mund të dëshironi të merrni një kuti të dytë me një ngjyrë të ndryshme nga kutia e parë për të vendosur sende urgjente. Për shembull, mund të merrni një kuti të kuqe për të treguar se këto janë artikuj urgjentë
Hapi 3. Vendosni artikujt që dëshironi të regjistroni në një kuti regjistrimi
Mbani një kuti të tretë pranë kutisë qendrore dhe kutisë urgjente. Përdoreni këtë si pikë grumbullimi për artikujt që dëshironi të regjistroni. Kjo do t'ju ndihmojë t'i mbani ato të organizuara derisa të jeni gati t'i paraqisni ato.
Sigurohuni që kjo kuti të ketë një ngjyrë të ndryshme nga kutitë e tjera. Përndryshe, mund t'i përzieni kutitë
Hapi 4. Hidheni artikujt e panevojshëm në një kosh për riciklimin e letrës
Çdo postë junk ose artikuj të tjerë jo thelbësorë që përfundojnë në kutinë tuaj mund të futen direkt në koshin e riciklimit. Identifikoni këto artikuj ndërsa shoshitni dokumentet dhe i zhvendosni ato menjëherë në kosh për t'ju ndihmuar të mbani rrëmujë në kutinë tuaj të lirë.
- Mbajeni koshin tuaj të riciklimit në dysheme në mënyrë që të mos e ngatërroni me kutitë tuaja të tjera.
- Nëse ndonjë nga artikujt e panevojshëm përmban informacion personal, copëtojini ato para se t'i hidhni.
Metoda 2 nga 3: Zgjedhja e një Sistemi të Dorëzimit
Hapi 1. Përcaktoni një skedar mujor dhe ditor nëse keni shumë detyra për të menaxhuar
Ky njihet si sistemi i depozitimit Tickler dhe është një mënyrë e shkëlqyeshme për të mbajtur gjurmët e asaj që duhet të bëni çdo ditë. Përcaktoni një dosje skedari për çdo muaj dhe një dosje për çdo ditë të muajit. Pastaj, futni artikujt në skedarë. Paraqitni artikujt sipas datave që ju nevojiten për të punuar në to.
Për shembull, nëse keni nevojë të paguani një faturë më 23 shtator, atëherë futeni faturën në dosjen për atë datë
Hapi 2. Dosjet i skedoni sipas alfabetit për t'i mbajtur në dispozicion dokumentet e rëndësishme
Paraqitja alfabetike është e dobishme për gjetjen e skedarëve për individë, biznese ose subjekte. Kjo mund të jetë ideale nëse keni shumë klientë dhe dëshironi të mbani një skedar për secilin prej tyre, ose nëse doni një mënyrë të thjeshtë për të menaxhuar regjistrimin e shtëpisë tuaj.
- Sigurohuni që të vendosni mbiemrin e individëve së pari në etiketat e skedarëve, të tilla si, "Jones, Susan" ose "Watson, David".
- Injoroni fjalët si "The", "A" dhe "An" kur paraqisni emrin e biznesit. Për shembull, nëse keni një klient, biznesi i të cilit quhet "The Cake Goddess", atëherë paraqiteni sipas "C" në "Cake" dhe injoroni "T" në "The" kur depozitoni.
Hapi 3. Zgjidhni një sistem numerik të depozitimit për nevojat e regjistrimit afatshkurtër
Nëse keni një projekt afatshkurtër për të cilin dëshironi të mbani shënime, atëherë një sistem regjistrimi numerik mund të funksionojë më së miri. Kjo ndodh kur i caktoni një numër secilit dokument dhe e regjistroni sipas numrit. Sidoqoftë, mbani në mend se gjithashtu do të duhet të mbani shënime se cili dokument i korrespondon cilit numri, siç është përdorimi i një spreadsheet.
- Për shembull, ju mund t'i caktoni të gjithë artikujt që keni marrë gjatë javës së 14 Marsit në një dosje skedari të etiketuar 1, pastaj të gjithë artikujt për javën e 21 Marsit në një skedar të etiketuar 2, dhe kështu me radhë.
- Një opsion tjetër është etiketimi i skedarëve sipas datës dhe organizimi i tyre në mënyrë kronologjike. Për shembull, artikujt e marrë më 2 maj 2018 mund të mbahen në një dosje të etiketuar 5/2/2018.
Hapi 4. Kodoni me ngjyra skedarët tuaj për ta bërë gjetjen e artikujve të shpejtë dhe të lehtë
Caktoni një ngjyrë për secilën kategori të skedarëve tuaj. Kjo do t'ju ndihmojë të gjeni një kategori skedarësh me një shikim.
- Për shembull, përdorni të kuqe për faturat mjekësore, blu për taksat dhe jeshile për sigurim.
- Për të koduar ngjyrat e skedarëve numerikë ose alfabetikë, caktoni një ngjyrë në një gamë numerike ose alfabetike, të tilla si bërja e skedarëve 1-25 ose A-G të gjelbër, 25-50 ose H-M vjollcë, dhe 50-75 ose N-R të verdhë.
Hapi 5. Përfshini informacion shtesë përkatës në dosjen e skedarëve
Shtimi i informacionit shtesë për të përshkruar përmbajtjen e skedarit ose ndonjë veprim i kërkuar do të ndihmojë gjithashtu për ta bërë sistemin tuaj të regjistrimit më efikas. Për ta bërë këtë, ju mund të dëshironi të shtoni 1 ose më shumë nga artikujt e mëposhtëm:
- Numri ose emri i skedarit
- Titulli i skedarit
- Data e hapjes dhe mbylljes së skedarit
- Emri i departamentit ose ekipit
- Numri i regjistrimit të kompjuterit
- Data e hedhjes dhe mënyra e hedhjes
Metoda 3 nga 3: Organizimi i Punimeve në Skedarë
Hapi 1. Vendosni dokumentin më të fundit në krye të skedarit
Përdorni datën që është e shënuar në dokument për t'ju ndihmuar ta bëni këtë. Pasi t'i keni gati dokumentet tuaja dhe të vendosni sistemin tuaj të regjistrimit, mund të filloni t'i vendosni artikujt në skedarë. Gjithmonë sigurohuni që të mbani dokumentet më të fundit për secilën skedar në krye, në mënyrë që ato të jenë të lehta për t'u arritur.
Për shembull, nëse keni një dosje për sigurimin e pronarit të shtëpisë tuaj, atëherë do të dëshironi të vendosni regjistrimin më të fundit të sigurimit të pronarit të shtëpisë tuaj të paguar në krye të skedarit
Hapi 2. Mbani bashkëngjitjet me dokumentet me të cilat lidhen
Nëse keni ndonjë faturë përkatëse ose dokumente të tjera që duhet të mbahen së bashku me një dokument tjetër, sigurohuni që t'i mbani së bashku në të njëjtën dosje. Ju madje mund të dëshironi të lidhni kapëse ose kapëse letre në pjesën e pasme të dokumentit.
Për shembull, nëse keni një faturë për pagimin e faturës tuaj elektrike, fiksojeni atë pas faturës në rast se keni nevojë ta referoni atë
Hapi 3. Vendosni dokumente të mëdha në zarfe të veçantë
Ju mund t'i regjistroni këto zarfa prapa skedarëve me të cilët janë të lidhur. Sigurohuni që të përfshini një përshkrim të përmbajtjes në pjesën e përparme të zarfit. Kjo do të ndihmojë në eliminimin e rrëmujës në skedarët tuaj dhe përmirësimin e efikasitetit të sistemit tuaj të regjistrimit.
Për shembull, nëse keni planet për një projekt në të cilin po punoni, mund t'i vendosni ato në një zarf të madh
Hapi 4. Paraqisni dokumentin origjinal dhe hidhni çdo kopje
Mos regjistrimi i kopjimeve do të ndihmojë në parandalimin e konfuzionit kur kërkoni një artikull në skedarët tuaj. Nëse hasni në dublikata, hidhini ato dhe paraqisni vetëm dokumentin origjinal.
Nëse nuk jeni të sigurt se cili dokument është origjinali, atëherë mund t'ju duhet të paraqisni të dy artikujt për t'u siguruar që keni origjinalin. Sidoqoftë, përpiquni të mos e bëni këtë shumë shpesh, përndryshe skedarët tuaj do të grumbullohen shpejt
Këshilla
- Nëse nuk jeni të sigurt nëse do të depozitoni ose ricikloni një artikull, mbajeni atë për 30 ditë dhe pastaj rivlerësoni atë.
- Skanimi i dokumenteve jo thelbësorë është një mënyrë tjetër e mirë për të pastruar rrëmujën e letrës duke ruajtur ende informacionin në një dokument në rast se ju nevojitet.
