Skedarët e letrës mund të jenë një dhimbje, veçanërisht kur grumbullohen në tryezën tuaj. Për të marrë një trajtim më të mirë të letrave dhe faturave tuaja të humbura, provoni të rendisni të gjitha dokumentet tuaja të paparaqitura. Tjetra, përdorni një dollap skedar ose sirtar për t'i renditur skedarët tuaj në një larmi dosjesh. Nëse dëshironi të eliminoni rrëmujën e zyrës tuaj krejtësisht, mund t'i ngarkoni dokumentet tuaja në një kompjuter, wiki ose një sistem tjetër të bazuar në re. Me një plan themelor në vend, ju mund të menaxhoni më mirë shumë lloje skedarësh në hapësirën tuaj të zyrës!
Hapa
Metoda 1 nga 3: Filtrimi përmes dokumenteve tuaja
Hapi 1. Ndani dokumentet që duhet të regjistrohen nga ato që po përdorni akoma
Ndërsa filloni të organizoni letrat tuaja, bëni një grumbull për ata që janë gati për t'u hedhur dhe një grumbull të veçantë për ata që duhet të qëndrojnë në tryezën tuaj. Merrni një organizues letre me 2 fole për tavolinën tuaj në mënyrë që dokumentet tuaja të qëndrojnë të organizuara edhe pas klasifikimit fillestar dhe procesit të depozitimit. Mbani dokumentet që do të përdorni në një vend të caktuar dhe ato që janë gati për t'u regjistruar në një tjetër.
Hapi 2. Zgjidhni një ditë çdo javë për të paraqitur dokumentet tuaja
Mos lejoni që shportat tuaja të dokumenteve të reja të dalin jashtë kontrollit; në vend të kësaj, lini mënjanë një ose dy ditë për të renditur dhe organizuar skedarët tuaj. Nëse nuk merreni me shumë fatura dhe dokumente në hapësirën tuaj të punës, mund t'ju duhet vetëm 1 ditë për të përfunduar punën. Sidoqoftë, nëse puna juaj përfshin shumë shkresa, ju mund të dëshironi të lini 2-3 ditë për të zgjidhur dokumentet tuaja të paorganizuara.
Renditja e skedarëve tuaj çdo javë e bën procesin e organizimit shumë më të menaxhueshëm
Hapi 3. Etiketoni të gjithë skedarët tuaj me datat e hedhjes për të parandaluar rrëmujën
Para se të paraqisni ndonjë dokument të ri, shqyrtoni me kujdes datën dhe përmbajtjen e secilit skedar. Nëse dokumenti ka të bëjë me një projekt në vazhdim ose çështje të tjera, shkruani "në vazhdim" në krye të skedarit. Nëse punimi diskuton një projekt të përfunduar, etiketoni skedarin si "i përfunduar". Për më tepër, shënoni një kohë kur skedari nuk është më i nevojshëm dhe dokumenti mund të copëtohet ose riciklohet.
Nëse skanoni skedarë shpejt, këto shënime mund t'ju ndihmojnë të gjeni skedarin e duhur në mënyrë më efikase
Hapi 4. Ricikloni çdo dokument të parëndësishëm në vend që t'i depozitoni ato
Mos supozoni se çdo skedar meriton një vend në dollapin ose sirtarin tuaj. Në vend të kësaj, lini mënjanë çdo dokument të panevojshëm në koshin tuaj të riciklimit. Nëse skedarët tuaj përmbajnë ndonjë informacion personal, copëtoni dokumentet në vend që t'i ricikloni.
Ndani çdo skedar me informacion financiar dhe llogari, numrin tuaj të sigurimeve shoqërore ose detaje të tjera të ndjeshme
Metoda 2 nga 3: Zgjedhja e një Sistemi të Renditjes
Hapi 1. Zgjidhni një hapësirë ruajtëse fizike për skedarët tuaj
Shqyrtoni paraqitjen e hapësirës tuaj të punës dhe mendoni se cili sistem i regjistrimit do të funksiononte më mirë. Nëse keni një zyrë, një kabinet i madh dosjesh mund të jetë një opsion i mirë. Sidoqoftë, nëse keni një hapësirë pune më të vogël, atëherë një sirtar ose kosh skedarësh mund të ketë më shumë kuptim logjistikisht.
- Kur blini një sistem të ri ruajtjeje, përpiquni t'i jepni përparësi cilësisë sesa çmimit.
- Pavarësisht nga sistemi juaj i regjistrimit, sigurohuni që të vendosni dokumente të ndjeshëm në një dosje të sigurt.
Hapi 2. Rregulloni dokumentet tuaja sipas datës nëse skedarët tuaj janë të ndjeshëm ndaj kohës
Zgjidhni një sistem organizativ që ka më shumë kuptim për biznesin tuaj ose hapësirën e zyrës. Nëse puna juaj është e përqendruar në afate, provoni të porositni dosjet tuaja me datën e fundit përpara. Me kalimin e ditëve, vazhdoni të shtoni dosje dhe skedarë të rinj në pjesën e përparme të dollapit ose sirtarit.
- Ju mund të keni skedarë të veçantë për ditë, javë ose muaj, për shembull.
- Për shembull, nëse punoni si konsulent tatimor, do të kishte kuptim të paraqisni dokumentet e klientëve tuaj sipas datës.
- Ky sistem funksionon mirë për individët që punojnë me materiale të ndjeshme ndaj kohës.
Hapi 3. Hartoni një sistem klasifikimi të bazuar në kalendar, nëse merreni me skedarë kronologjikë
Nëse merreni me një vëllim të madh skedarësh në hapësirën tuaj të zyrës, provoni të shtoni një sistem regjistrimi "gudulisës" në dollapët dhe sirtarët tuaj. Ngjashëm me një kalendar, sistemi "gudulisës" përdor 12 dosje të mëdha për të përfaqësuar çdo muaj, me 28-31 nën-dosje që shoqërojnë çdo dosje të madhe për çdo ditë të muajit. Provoni ta përdorni këtë metodë nëse keni një punë të orientuar drejt datës.
- Për shembull, nëse punoni për një kompani eksporti, mund të jetë më e lehtë të rendisni skedarët tuaj sipas muajit dhe datës në vend të një kategorie të përgjithshme.
- Ky sistem është më i mirë për individët që preferojnë organizimin konkret, numerik, në krahasim me kodimin me ngjyra.
Hapi 4. Renditni skedarët tuaj sipas temës nëse preferoni të kategorizoni letrat tuaja
Zgjidhni kategori të ndryshme për dosjet tuaja, pastaj renditini ato sipas rëndësisë. Kur rregulloni dollapin ose sirtarin tuaj, vendosni dosjet me rëndësinë dhe rëndësinë më të madhe në pjesën e përparme. Vazhdoni të rendisni skedarët tuaj me këtë në mendje, në mënyrë që të keni qasje të lehtë në dokumente të rëndësishme.
Për shembull, nëse jeni një këshilltar financiar për një kompani, do të kishte më shumë kuptim të renditni dokumentet tuaja sipas rëndësisë dhe rëndësisë, si "investimet", "lista e pagave" dhe "taksat"
Hapi 5. Zgjidhni emrat e kategorive të gjera për skedarët tuaj
Mos përdorni etiketa të gjata, tepër specifike për dosjet tuaja. Në vend të kësaj, përpiquni të zgjidhni etiketa të përgjithshme, përfshirëse, në mënyrë që të mos e keni të vështirë të renditni skedarët e rinj më vonë. Nëse dëshironi të krijoni një sistem dosjesh më specifik, provoni të shtoni nën -dosje në sistemin tuaj më të madh dhe më të përgjithshëm të depozitimit.
Për shembull, "Raportet e Shpenzimeve për 3 Prill" nuk do të ishte një kategori e mirë për një dosje të përgjithshme, pasi është shumë specifike. Në vend të kësaj, etiketoni dosjen si "Raporte Shpenzimesh", e cila është shumë më e hapur
Këshillë:
Krijuesit e etiketave janë një mënyrë e thjeshtë dhe efikase për të kategorizuar skedarët tuaj.
Hapi 6. Kodoni me ngjyra dokumentet tuaja për të krijuar një sistem tërheqës vizualisht
Investoni në një larmi dosjesh dhe etiketash skedarësh me shumë ngjyra. Tjetra, caktoni kategori të ndryshme skedarësh në ngjyra të ndryshme dosjesh dhe etiketash, në mënyrë që të mund ta mbani sistemin tuaj të regjistrimit të qëndrueshëm. Mundohuni të përdorni të njëjtat ngjyra dhe kategori në të gjithë dollapët dhe sirtarët tuaj të regjistrimit, në mënyrë që të keni qasje në skedarë të ndryshëm shpejt dhe me efikasitet.
- Për shembull, etiketoni dosjet tuaja të verdha për korrespondencën me email, dosjet e kuqe për format që lidhen me taksat dhe dosjet jeshile për listën e pagave.
- Mundohuni të përdorni skema ngjyrash dhe etiketa që janë të lehta për t’u mbajtur mend. Për shembull, jeshilja mund të jetë një etiketë e shkëlqyeshme e ngjyrave për format financiare, pasi ngjyra e gjelbër shpesh shoqërohet me para.
- Ky sistem është më i miri për nxënësit vizualë.
Metoda 3 nga 3: Marrja e një Qasje Dixhitale
Hapi 1. Skanoni skedarët tuaj të letrës për t'i ruajtur ato në mënyrë dixhitale
Sa herë që shtoni një skedar të ri në dollapin ose sirtarin tuaj, përdorni një skaner për të ngarkuar një version dixhital të skedarit në kompjuterin tuaj. Nëse keni nevojë për të hyrë në një skedar shpejt, do të keni një kohë shumë më të shpejtë dhe më të lehtë për të kërkuar në kompjuterin tuaj desktop sesa do të shfletoni disa dosje. Nëse i gjithë sistemi juaj i regjistrimit është i bazuar në letër, skanoni dhe ngarkoni skedarët tuaj për të krijuar një kopje rezervë dixhitale.
- Mos u stresoni nëse nuk keni një sistem regjistrimi dixhital! Thjesht skanoni dhe ngarkoni skedarët tuaj 1 dosje në të njëjtën kohë.
- Ju gjithashtu mund të skanoni skedarë duke përdorur aplikacione të caktuara të telefonit.
Hapi 2. Zgjidhni emra të qëndrueshëm për të gjithë skedarët tuaj
Zgjidhni etiketat për dokumentet tuaja dixhitale që janë të lehta për tu kërkuar dhe aksesuar. Në mënyrë ideale, përpiquni që këto skedarë t'i ndjekin ato në përputhje, si një datë ose mbiemër, pasi kjo do t'i bëjë ata më të lehtë për tu renditur. Nëse është e nevojshme, përfshini çdo vendndodhje, grup të dhënash ose numra versioni në titujt e skedarëve tuaj.
- Mos përdorni karaktere speciale në titujt e skedarëve tuaj, pasi kompjuterët nuk mund t'i përpunojnë ato në mënyrë korrekte.
- Për shembull, etiketoni dokumentin tuaj si 20031124 kur i referoheni një date të caktuar si 24 Nëntor 2003.
Hapi 3. Renditni skedarët tuaj dixhitalë me dosje dhe nën -dosje
Ngjashëm me kabinetin e regjistrimit, përdorni një sërë dosjesh dixhitale për të ruajtur dhe rregulluar dokumentet tuaja të skanuara. Në desktopin tuaj, krijoni dhe etiketoni dosje të shumta që u përkasin skedarëve tuaj të ngarkuar. Nëse dëshironi të përdorni kategori më specifike, krijoni disa nën -dosje brenda secilës dosje më të madhe. Vazhdoni të punoni me dosjet tuaja dixhitale derisa të gjeni një sistem që funksionon mirë për ju!
Për shembull, nëse keni një dosje të quajtur "Taksat", mund të krijoni disa nën -dosje për vite të ndryshme
Hapi 4. Ngarko dokumentet tuaja në një wiki në mënyrë që shumë persona të kenë akses në to
Nëse hapësira juaj e punës është më bashkëpunuese, krijoni një wiki në internet ku bashkëpunëtorët dhe eprorët tuaj mund të kenë qasje. Pasi të regjistroheni në wiki, përdorni seksionin "kutia e veglave" për të hyrë në butonin "ngarkoni skedarin". Me këtë veçori, ju mund të lidhni dokumentin tuaj të sapo ngarkuar me një larmi njerëzish që tani mund të shikojnë dhe të kenë qasje në skedar.
Mbani në mend se çdokush mund të redaktojë skedarë në një wiki
Hapi 5. Përdorni softuer të bazuar në cloud për të skeduar dokumente në lëvizje
Shkarkoni një aplikacion ose shërbim tjetër dixhital që funksionon si në kompjuterë ashtu edhe në pajisje të lëvizshme. Për t'i mbajtur skedarët tuaj në 1 vend, përdorni këtë shërbim për të ngarkuar fotografi të skedarëve tuaj, në mënyrë që ato të mund të ruhen në një softuer të bazuar në cloud. Ndërsa disa softuerë janë falas, mund t'ju duhet të paguani për të marrë më shumë hapësirë ruajtëse.
