Organizimi i një kabineti të regjistrimit mund të jetë i vështirë, pavarësisht nëse është një kabinet shtëpie i mbushur me fatura të paguara dhe informacione tatimore ose një kabinet pune i mbushur me projekte dhe fatura të përfunduara. Organizoni kabinetin tuaj të depozitimit duke hequr qafe skedarët e vjetër, duke gjetur një sistem dosjesh që punon për ju dhe duke e mirëmbajtur vazhdimisht atë.
Hapa
Pjesa 1 nga 4: Pastrimi i Dokumenteve të Vjetër
Hapi 1. Blini një dollap depozitimi nëse nuk e keni
Kërkoni një kabinet me cilësi të mirë që është një madhësi e mirë për shtëpinë ose zyrën tuaj brenda buxhetit tuaj. Konsideroni një kabinet të papërshkueshëm nga zjarri dhe të papërshkueshëm nga uji, në rast të ndonjë fatkeqësie natyrore që mund të godasë shtëpinë tuaj. Një pako e kabineteve të tilla gjenden në dyqanet lokale, dyqanet e mobiljeve, dyqanet e zdrukthtarisë dhe qendrat tregtare.
Hapi 2. Filloni të kaloni nëpër skedarët tuaj
Lini mënjanë çdo gjë që është padyshim e vjetër ose e panevojshme. Le menjane:
- Faturat për produktet që nuk i zotëroni më.
- Postë e kotë
- Faturat e vjetra për shërbimet që nuk i përdorni më
- Letra biznesi nga një punë e vjetër
- Pulla për të cilat nuk keni më nevojë
Hapi 3. Mos kini frikë të heqni qafe gjërat
Ndërsa dokumente të caktuara si çertifikatat e lindjes dhe informacioni tatimor janë padyshim të rëndësishme, mund të ketë posta junk ose fatura të vjetra që duken të rëndësishme, por në të vërtetë nuk janë. Mendoni për secilin dokument kur merrni vendimin tuaj dhe mendoni nëse ai mund të jetë vërtet i dobishëm në të ardhmen. Nëse nuk do ta humbisnit nëse do të zhdukej për një vit, ndoshta është mirë ta hidhni jashtë.
Hapi 4. Kini kujdes kur i hidhni gjërat në punë
Sigurohuni që të pyesni mbikëqyrësit tuaj para se të hidhni diçka jashtë, pasi mund të jetë më e rëndësishme sesa mendoni. Kompania juaj gjithashtu mund të ketë politika për sa kohë duhet të mbahen gjërat dhe si duhet të hidhen.
Hapi 5. Vendosni se cilat gjëra duhet të mbahen
Kjo në përgjithësi do të varet nga sa të fundit ose të dobishëm janë. Përdorni diskrecionin dhe mendoni nëse dokumentet do të jenë të dobishëm ose të nevojshëm në të ardhmen. Nëse ato janë vërtet të rëndësishme, mbajini ato. Për informacionin tatimor, regjistrimet e sigurimit dhe dokumentet vitale, mbajini ato për periudhat e mëposhtme kohore:
- Mbani informacionin e kthimit tatimor për 7 vjet, si dhe çdo faturë për artikujt që keni zbritur nga taksat tuaja. IRS mund të kontrollojë çdo kthim deri në 6 vjet pas regjistrimit të taksave tuaja.
- Mbani regjistrat e sigurimit, deklaratat e hipotekës dhe dëshminë e donacioneve bamirëse deri në tre vjet.
- Sigurohuni që të mbani dokumente shumë të rëndësishme si certifikatat e lindjes dhe martesës, kartat e sigurimeve shoqërore, titujt, dokumentet dhe pasaportat. Mbani ato të sigurta dhe mos i hiqni kurrë prej tyre.
Hapi 6. Prish çdo dokument që ke lënë mënjanë
Hedhja e dokumenteve të pashpërthyer mund t'i lërë të dhënat tuaja personale të ekspozuara ndaj kujtdo që i sheh ato. Edhe nëse nuk jeni të sigurt nëse dokumenti është i ndjeshëm, është më mirë ta copëtoni pasi mund të përmbajë adresa, data të lindjes ose informacione të tjera.
Hapi 7. Prishni ose shkatërroni edhe median dixhitale
Shumë qytete dhe biznese do të kenë ditë të copëtuara ku vendasit ose punonjësit mund të sjellin disqe, CD ose disqe të vjetër për t'u shkatërruar. Ata do të sigurohen që është bërë në mënyrë korrekte.
Pjesa 2 nga 4: Organizimi i dokumenteve tuaja të rëndësishme
Hapi 1. Filloni të organizoni skedarët e mbetur
Kaloni në një tavolinë ose tryezë të madhe dhe organizoni letrat në grumbuj që janë logjikë dhe të arsyeshëm për ju. Këto do të bëhen skedarët tuaj individualë. Bëni grumbuj që do t'ju ndihmojnë të gjeni saktësisht atë që po kërkoni. Merrni parasysh kategoritë për dollapët e shtëpisë siç janë:
- Shërbimet komunale
- Auto
- Mjekësor
- Kafshë shtëpiake
- Biznesi
- Në shtëpi
- Taksat
- Financat
Hapi 2. Pyesni kolegët për këshilla në lidhje me kabinetet e punës
Mund të ketë konventa specifike të kompanisë për organizimin e punimeve në vendin tuaj të punës. Nëse jo, regjistroni kronologjikisht ose alfabetikisht. Pyetni kolegët e rregullt se cilat sisteme funksionojnë më mirë për ta.
Hapi 3. Mbani kategoritë tuaja të thjeshta
Sa më specifik të jeni, aq më shumë skedarë do të keni, që do të thotë më shumë rrëmujë në kabinetin tuaj. Mbani skedarët tuaj kryesorë më të përgjithshëm dhe më pas organizoni dokumente brenda tyre.
Hapi 4. Vendosni nëse do të organizoni sipas emrit ose datës
Pasi të keni renditur secilën letër në grumbullin e saj të duhur, filloni t'i organizoni ato në një mënyrë që do ta bëjë më të lehtë gjetjen e tyre.
- Për listat alfabetike, si markat në fatura, vendosni artikujt duke filluar me A në krye të pirgut, duke punuar deri në Z.
- Për regjistrimet kronologjike, si datat e deklaratave tatimore, vendosni dokumentet më të fundit në krye të pirgut, duke punuar drejt dokumenteve më të vjetër në fund.
Hapi 5. Vendosni secilën nga pirgjet tuaja në një dosje
Vendosni letrat në mënyrë që dokumenti në krye të pirgut të jetë në pjesën e përparme të dosjes. Kjo do t'i mbajë dokumentet në të njëjtin rend në të cilin i keni organizuar.
Pjesa 3 nga 4: Bërja e skedarëve të lehtë për tu gjetur
Hapi 1. Etiketoni qartë secilën dosje
Sigurohuni që shkrimi në skedë të jetë i madh, i lexueshëm dhe të ketë kuptim për ju dhe të tjerët në zyrën ose familjen tuaj. Përdorni një krijues etiketash për qartësi shtesë.
Hapi 2. Lërini secilin sirtar të mbajë kategorinë e vet dhe etiketojeni atë gjithashtu qartë
Ndani skedarët tuaj në sirtarë në mënyra që kanë kuptim për ju, me secilën sirtar që përmban një kategori të veçantë. Çdo kategori duhet të përmbajë skedarë të lidhur, të cilët do t'ju ndihmojnë të gjeni gjërat më lehtë.
- Informacioni financiar si dokumentet tatimore, dosjet e investimeve dhe deklaratat e hipotekës mund të shkojnë në një sirtar.
- Dokumentet personale si certifikatat e lindjes, pasaportat dhe të dhënat mjekësore mund të shkojnë në një sirtar tjetër.
- Manualet udhëzuese për artikuj të ndryshëm mund të shkojnë në një tjetër.
Hapi 3. Merrni parasysh përdorimin e dosjeve me ngjyra
Nëse i kushtoni ngjyrën përkatëse kujtesës, do t'i bëjë letrat tuaja shumë më të lehta për t'u gjetur. Nëse tashmë keni dosje manila, shtoni ngjyrë atyre me ndriçues ose shënues me ngjyra. Etiketat me ngjyra mund të përdoren më hollësisht për të njëjtin qëllim.
Hapi 4. Përdorni sistemin tuaj të ngjyrave për të krijuar nënkategori brenda sirtarëve tuaj
Një sirtar i Materialeve Informative, për shembull, mund të ndahet në dosje si "Manualët e Elektronikës", "Manualet e Veglave të Energjisë" dhe "Manualet e Furnizimit të Pastrimit".
Hapi 5. Ndryshoni sistemin tuaj nëse nuk ka kuptim
Pas një ose dy muaj përdorimi, mos kini frikë të ndryshoni gjërat që nuk funksionojnë për ju. Zhvendosni skedarë të ndryshëm në pjesën e përparme ose ndani kategoritë që është e vështirë të dallohen. Mos harroni se kabineti juaj i regjistrimit është një sistem për ju dhe duhet të përputhet me rrjedhën tuaj të punës.
Pjesa 4 nga 4: Mirëmbajtja e Organizatës
Hapi 1. Jini aktiv për të qëndruar të organizuar
Kushtojini vëmendje të menjëhershme postës dhe dokumenteve kur ato vijnë, dhe pasi t'i keni trajtuar ato, paraqisni ato menjëherë.
Hapi 2. Vendosni një kuti postare në tryezën tuaj të shtëpisë ose zyrës
Shikoni postën tuaj hyrëse një herë në ditë. Ju nuk do të humbni gjurmët e asgjëje në këtë mënyrë dhe nuk do të grumbullohet. Paraqitja nuk do të duket si një punë e tillë, është bërë pak në të njëjtën kohë.
Hapi 3. Riorganizoni kabinetin tuaj shpesh
Riorganizimi vjetor rekomandohet, dhe madje mund ta pastroni çdo tremujor nëse keni një numër të madh skedarësh. Burimi kryesor i rrëmujës në dollapët e regjistrimit janë dokumentet e vjetra që nuk ju duhen më, kështu që pastroni dhe copëtoni gjërat e vjetra sipas nevojës.
Hapi 4. Merrni parasysh konvertimin e disa prej skedarëve tuaj në media dixhitale
Sa më shumë dokumente që mund të mbani në format dixhital, aq më pak rrëmujë fizike do të keni në një dollap depozitimi. Kandidatët e mirë për skanim përfshijnë faturat, dëshmitë e dhurimit ose deklaratat bankare. Disa madje mund të jenë në dispozicion tashmë në internet.
Hapi 5. Bëni një dokument kryesor
Në dokument, shpjegoni se si funksionon sistemi juaj i regjistrimit dhe ku gjenden gjërat. Në rast të një emergjence ose problemi të paparashikuar, të tjerët mund të kenë nevojë të dinë se si të kërkojnë skedarët tuaj.
Këshilla
- Mbani dollapët tuaj të depozitimit të kyçur nëse keni fëmijë kuriozë ose anëtarë interesantë të familjes.
- Nëse keni një problem me hapjen e bravës, shihni Si të zgjidhni një kyç të kabinetit të regjistrimit.
- Ruani dokumente shumë të ndjeshëm si certifikatat e lindjes ose dokumentet e titullit në një kuti depozite sigurie ose rast dokumentesh kundër zjarrit nëse jeni të shqetësuar se kabineti i skedarëve nuk është mjaft i sigurt.
Paralajmërimet
- Nëse jetoni në një zonë të prirur nga tërmeti, ngjitini dollapët në një mur të qëndrueshëm. Kjo do t'i parandalojë ata të bien mbi një person ose të bllokojnë një derë gjatë një ngjarje sizmike.
- Ngarko skedarët tuaj me kujdes. Nëse një sirtar i lartë është i mbushur dhe sirtarët poshtë tij janë bosh, ai mund të përmbyset.
