Disa gjëra janë më të rëndësishme për një zyrë me funksionim të qetë sesa një sistem dosjesh që funksionon. Pavarësisht nëse jeni i vetmi që keni qasje në skedarë ose ndani me një staf, sistemi i regjistrimit që zgjidhni duhet të jetë i organizuar në mënyrë që të gjithë të gjejnë atë që kërkojnë. Nëse sistemi i regjistrimit është i vështirë për t'u përdorur, ju do të varni në letra nga frika se mos i humbni ato në dosje dhe së shpejti do të keni grumbuj letrash që mbulojnë tryezën tuaj.
Hapa
Hapi 1. Vendosni për një sistem regjistrimi
Çfarëdo që të jetë, duhet të ketë kuptim, kështu që ju do të dini saktësisht se ku është çdo copë letër. Opsionet tuaja janë:
- Alfabetike Ky sistem është më i miri kur shumica e skedarëve tuaj do të jenë emra klientësh, pacientësh ose klientësh.
- Subjekti ose kategoria: Shumica e sistemeve të skedarëve janë të organizuar sipas lëndës ose kategorisë, e cila funksionon mirë kur konfigurohet si duhet, por gjithashtu mund të jetë më konfuze kur nuk është.
- Numerike/Kronologjike. Kjo bëhet më së miri kur skedarët tuaj përbëhen kryesisht nga materiale të numëruara ose të datuara, si porositë ose faturat e blerjes.
Hapi 2. Plotësoni sirtarët e skedarëve tuaj me dosje të varura
Dosjet e varura nuk do të hiqen kurrë, duke vepruar si mbajtëse vendesh për zarfet e manilës të cilat do t'i hiqni nga sirtari.
Hapi 3. Renditini letrat tuaja në grumbuj sipas kategorive
Nëse një grumbull rritet më shumë se një ose dy centimetra, ndani atë në nënkategori. Nëse një grumbull është shumë i hollë, kombinojeni atë me një grumbull tjetër dhe riemëroni atë. Emrat e shtyllave duhet ta bëjnë të lehtë përcaktimin se në cilën grumbull futet çdo copë letër.
Hapi 4. Vendoseni çdo grumbull në një dosje manila dhe emërtojeni atë qartë
Bestshtë më mirë të përdorni dosje me skeda që janë në qendër sesa të stivosura sepse i bën skedarët të duken më të pastër.
Hapi 5. Vendosni dosjet manila në dosjet e varura
Për shumicën e skedarëve, dosjet e rregullta të varura do të funksionojnë, por për skedarët ose skedarët e trashë që duhet të ndaheni në nënkategori, përdorni dosjet e poshtme të kutisë. Ju mund t'i porosisni dosjet ashtu siç dëshironi, por shumica e njerëzve përdorin një sistem alfabetik në këtë pikë.
Hapi 6. Etiketoni dosjet e varura me të njëjtët emra si dosjet manila
Vendosni të gjitha skedat plastike në të majtë të dosjes nëse nuk përdorni një kabinet anësor të skedarëve. Për skedarët anësorë, të cilët shkojnë nga e majta në të djathtë kur hapni sirtarin dhe jo përpara nga mbrapa, vendosni skedat në anën e djathtë.
Hapi 7. Vendosni një sasi dosjesh të varura dhe manila pranë skedarëve në mënyrë që të mund të shtoni me lehtësi një dosje nëse e gjeni veten me një copë letër që nuk i përket një dosje ekzistuese
Shmangni dosjet shumë të trasha ose shumë të holla. Ju gjithashtu mund të dëshironi të ri-etiketoni dosjet dhe të rishpërndani letrat nëse vendosni se duhet të ri-kategorizoni.
Hapi 8. Në fund të vitit, hiqni të gjitha dosjet, etiketoni dosjet e freskëta të manilave me të njëjtët emra të kategorisë dhe vendosini ato në skedarë
Kaloni nëpër dosjet e vjetra për të parë nëse diçka duhet të transferohet në skedarët aktualë dhe vendosni pjesën tjetër në arkivin tuaj.
Këshilla
Ju mund të tundoheni të kodoni me ngjyra skedarët tuaj, të përdorni kompjuterin tuaj për të printuar etiketat e skedarëve ose përndryshe t'i bëni skedarët tuaj më tërheqës. Sidoqoftë, kur duhet të bëni një ndryshim, siç është shtimi i një dosje të vetme, do të jeni të pakënaqur nëse gjeni se nuk jeni në dosjet me ngjyrat e duhura ose duhet të shkruani me dorë një etiketë skedari. Bestshtë mirë t’i mbash gjërat të thjeshta
Paralajmërimet
- Asnjëherë mos krijoni një grumbull të ndryshëm për atë që nuk mund të kategorizoni, sepse gjithçka do të përfundojë atje.
- Pasi të keni krijuar një sistem regjistrimi, duhet të vazhdoni me depozitimin tuaj. Caktoni kohë çdo ditë për të marrë letra nga tavolina juaj dhe për t'i regjistruar ato. Rezistojini tundimit për të vendosur një shportë të thellë dosjesh mbi skedarët tuaj, sepse thjesht do ta mbushni dhe do të bëhet një skedar tjetër.
