Paraqitja alfabetike është një mënyrë themelore për të organizuar dokumente që ju lejon të ruani, qasni dhe menaxhoni shpejt skedarët tuaj personal dhe të biznesit
Duke zbatuar regjistrimin alfabetik në jetën tuaj, ju do të siguroheni që të gjitha dokumentet të mbrohen dhe të jenë në dispozicion. Ka shumë rregulla se si të paraqisni alfabetikisht në anglisht për të ruajtur një sistem të arsyeshëm të depozitimit. Për fat të mirë, është e thjeshtë të fillosh me dokumente të reja dhe ende nuk është një ndryshim i vështirë për të bërë nëse keni nevojë të riorganizoheni!
Hapa
Pjesa 1 nga 2: Paraqitja sipas alfabetit
Hapi 1. Vendosni për sistemin alfabetik që do të përdorni
Edhe diçka në dukje e drejtpërdrejtë si regjistrimi alfabetik ofron disa mundësi për të zgjedhur. Importantshtë e rëndësishme që ju të zgjidhni një sistem dhe ta përdorni atë në mënyrë të vazhdueshme.
- Regjistrimi shkronjë-shkronjë e konsideron secilën shkronjë në secilën fjalë sipas rendit të paraqitjes, duke injoruar çdo hapësirë midis fjalëve.
- Paraqitja fjalë për fjalë urdhëron artikujt bazuar në shkronjën e parë të secilës fjalë radhazi.
- Paraqitja njësi pas njësie merr parasysh secilën fjalë, shkurtim dhe fillestar, duke i renditur artikujt sipas këtyre. Sistemi njësi për njësi rekomandohet në përgjithësi.
Hapi 2. Artikujt e grupit
Pasi të keni të gjithë artikujt që ju nevojiten për të skeduar, vendosni se si dëshironi t'i gruponi skedarët. Ju mund të zgjidhni formatin e fjalorit, në të cilin të gjithë skedarët vendosen në një rend alfabetik, pavarësisht nga lloji i skedarit ose artikujt që përmban. Ju gjithashtu mund të përdorni formatin e enciklopedisë, në të cilën artikujt grupohen sipas llojit ose subjektit, dhe më pas secili grup renditet sipas alfabetit.
Nëse keni shumë lloje të ndryshme artikujsh për të skeduar (receta, fatura tatimore, letra, etj.), Atëherë mund të jetë e dobishme të përdorni formatin e enciklopedisë. Gruponi artikujt sipas llojit së pari, pastaj renditni alfabetikisht artikujt në secilin grup. Mbajini grupet të ndara duke përdorur ndarës ose kodim ngjyrash
Hapi 3. Indeksoni skedarët tuaj
Indeksimi është mënyra e vendosjes së secilës pjesë të një titulli në njësinë e duhur. Për të indeksuar artikujt para se t'i regjistroni ato, duhet të ndani elementet e emrit të secilit artikull dhe të krijoni një emër të ri të alfabetizuar, i cili mund të ndryshojë nga emri standard. Për shembull:
- Supozoni se keni artikujt e mëposhtëm për tu indeksuar dhe regjistruar: një artikull mbi aardvarks i titulluar "Ushqimi i natës i Aardvarks", një biografi e ekspertit të shquar të aardvark Jane A. Doe, dhe një broshurë promovuese për një ekspozitë të aardvark në kopshtin zoologjik të Detroit.
- Biografia e Jane A. Doe do të indeksohej si "Doe, Jane A.", pasi mbiemrat vijnë të parët në regjistrim. Ajo do të regjistrohet nën shkronjën "D."
- Artikulli "Ushqyerja e Natës e Aardvarks" mund të indeksohet ashtu siç është, nëse zgjidhni grupimin e stilit të fjalorit. Mund të regjistrohet nën shkronjën "N" (për "Nocturnal"), duke përdorur këtë grupim.
- Përndryshe, ju mund të indeksoni "Ushqyerja e Natës e Aardvarks" si "Aardvarks, Ushqimi i Natës i". Kjo do të kishte kuptim nëse po përdorni një grup të stilit enciklopedik, dhe jo vetëm të regjistroni artikuj që lidhen me aardvarks. Artikulli pastaj do të depozitohej nën "A."
- Broshura promovuese mund të indeksohet si "Aardvarks, ekspozita (kopshti zoologjik i Detroit)." Kjo do të kishte kuptim nëse prisni të keni disa materiale në ekspozitat e aardvark-për shembull, mund të keni një artikull tjetër që do të indeksohet si "Aardvarks, ekspozita (Toledo Kopshtin zoologjik).”
- Përndryshe, broshura promovuese mund të indeksohet si "Kopshti Zoologjik i Detroit (Ekspozita Aardvark)." Kjo mund të ketë kuptim nëse prisni të keni disa artikuj që lidhen me Kopshtin Zoologjik të Detroit, ose nëse doni të përdorni një grupim të stilit enciklopedik për të depozituar artikuj nga vendndodhja gjeografike.
Hapi 4. Renditni skedarët sipas alfabetit sipas emrit të tyre të indeksuar
Rregulli i përgjithshëm për regjistrimin sipas alfabetit është rregullimi i artikujve me radhë nga A (e para) në Z (e fundit). Përdorni informacione gjithnjë e më specifike për të bërë dallimin dhe porositni artikuj të veçantë. Për shembull:
- Rendi i skedarëve tuaj të indeksuar në hapin e mëparshëm mund të jetë (në varësi të sistemit që përdorni): "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" dhe "Feeding Nocturnal of Aardvarks" OSE "Aardvarks, ekspozita (Kopshti Zoologjik i Detroitit), "Aardvarks, Ushqimi i Natës," dhe "Doe, Jane A."
- Një skedar për "Wallaby" do të vijë pas një skedari për "Emu". Një skedar për "Kangur" do të vinte në mes, dhe një skedar për "Aardvark" do të vinte para një për "Bear" dhe një për "Emu". Kjo do t'ju japë rendin e mëposhtëm të skedarëve: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangur", "Wallaby".
- Nëse shtoni një skedar për "Anteater", do të vinte pas çdo skedari për "Aardvark". Meqenëse të dy fillojnë me shkronjën "A", ju duhet të shikoni shkronjën e dytë të secilës fjalë ("N" dhe "A", respektivisht) për të përcaktuar rendin, dhe pastaj të rregulloni skedarët bazuar në këtë. Rendi i ri do të ishte: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangur", "Wallaby".
Hapi 5. Etiketoni dosjet tuaja të skedarëve
Për ta bërë më të lehtë gjetjen e artikujve, etiketoni secilën dosje skedari me emrin e indeksuar të duhur të artikullit (ve) që përmban. Kjo gjithashtu do ta bëjë më të lehtë futjen e skedarëve të rinj në rendin e duhur.
- Vendosni artikujt në dosjen e caktuar për ta.
- Ju gjithashtu mund të gjeni të dobishme të ngjyrosni skedarët tuaj për të përmirësuar përdorshmërinë. Për shembull, nëse jeni duke përdorur një grupim të stilit enciklopedik, jepini secilit grup një ngjyrë të veçantë dhe etiketoni çdo artikull/skedar në secilin grup me ngjyrën e tij përkatëse.
Hapi 6. Dokumentoni sistemin e indeksimit dhe regjistrimit
Jini në përputhje me sistemin tuaj të indeksimit dhe regjistrimit, çfarëdo që të jetë. Sigurohuni që kushdo që ka qasje në skedarë të jetë në dijeni të sistemit. Për shembull, mund të krijoni dhe ndani një dokument që detajon rregullat e sistemit tuaj të regjistrimit. Kjo do të ndihmojë që të gjithë të jenë në gjendje të përdorin sistemin e regjistrimit në mënyrë efikase.
Hapi 7. Paraqisni siç duhet artikujt e rinj
Vendosni skedarët në kabinet bazuar në emrat e indeksuar dhe rendin alfabetik, sipas sistemit që përdorni. Zhvendosni skedarët aktualë sipas nevojës për të vendosur skedarët e rinj në vendin e duhur.
Pjesa 2 nga 2: Trajtimi i rasteve të veçanta
Hapi 1. Paraqitni artikujt nën afatin e tyre të rëndësishëm
Ndonjëherë, ka kuptim të regjistroni artikuj bazuar në fjalët kyçe, pavarësisht nga rendi që shfaqen fjalët në një titull ose emër. Kjo siguron që një skedar të indeksohet dhe të gjendet duke përdorur termin më logjik. Për shembull
"Banka e parë e Çikagos" mund të indeksohet dhe regjistrohet si "Çikago, Banka e Parë e." "Chicago" është termi kryesor në këtë hyrje, në vend se "First" ose "Bank", veçanërisht nëse mund të keni artikuj të tjerë me emra të ngjashëm, të tilla si "First Bank of Tulsa" ose "Chicago Bank and Trust"
Hapi 2. Renditni emrat sipas mbiemrit
Standardet tipike të depozitimit rekomandojnë indeksimin e individëve me emrin e parë, pasi mbiemri konsiderohet si termi domethënës.
- Kështu, "Jane A. Doe" do të indeksohej dhe regjistrohej si "Doe, Jane A."
- Vendosni titujt (Dr., Znj., Major, etj.) Në fund. “Dr. Jane A. Doe, për shembull, do të indeksohej dhe regjistrohej si "Doe, Jane A., Dr."
- Në përgjithësi, renditni emrat ashtu siç janë shkruar, shkronjë-shkronjë. Për shembull, "MacDonald" do të vinte para "McDonald". Po kështu, "D", "L", "Le", "de", etj konsiderohen si pjesë e emrit, jo njësi të veçanta. Për shembull, porositni skedarët "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" dhe "Wolfe" në atë renditje (dhe JO si "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Një përjashtim i zakonshëm nga këto rregulla në lidhje me emrat është kur emri i një individi është pjesë e një emri biznesi ose organizate. Në këto raste, trajtojeni emrin e individit si njësi brenda emrit të biznesit. Për shembull, "Jane A. Doe Pest Control" do të regjistrohet nën "J" dhe NUK indeksohet si "Doe, Jane A. Pest Control".
Hapi 3. Injoroni artikujt, lidhëzat dhe parafjalët
Artikuj (të tillë si "a", "an" dhe "the"), lidhëzat (të tilla si "dhe", "por," dhe "ose"), dhe parafjalët (të tilla si "për," "të," dhe "In") në përgjithësi anashkalohen kur indeksohen dhe regjistrohen sipas alfabetit, pasi ato nuk konsiderohen terma domethënës. Ky është rasti edhe kur ato formojnë fillimin e emrit të një artikulli. Për shembull:
- "Një hetim i praktikave të ushqyerit me Emu" do të regjistrohet nën "E", për "Emu" (fjala domethënëse në titullin e këtij artikulli), në vend se "A" për "një".
- "Doe and Smith Pest Control" do të regjistrohej pas "Doe, Jane A." Të dy emrat e indeksuar fillojnë me fjalën "Doe", kështu që ju kaloni në termin tjetër domethënës në secilin ("Smith" dhe "Jane", respektivisht) për të përcaktuar rendin e skedarit. Injoroni fjalën "dhe", pasi nuk është domethënëse.
Hapi 4. Trajtoni shkurtesat sikur të ishin të shkruara
Kur indeksoni dhe regjistroni artikujt, mund të hasni shkurtime të tilla si "Mfg". (për "Prodhim") ose "Inc." (për "Inkorporuar"). Në përgjithësi, ju duhet të indeksoni dhe regjistroni artikujt sikur këto shkurtesa të jenë shkruar, dhe jo thjesht si vargje shkronjash.
Për shembull, "Jane A. Doe Mining Company" do të regjistrohet pas "Jane A. Doe Mfg"
Hapi 5. Regjistroni numrat në mënyrë të zakonshme
Gjatë paraqitjes së artikujve në mënyrë alfabetike, mund të hasni numra brenda titujve të tyre. Në përgjithësi, numrat e skedarëve zakonisht, në vend që të shkruhen. Numrat regjistrohen gjithashtu para shkronjave.
- Për shembull, "3M Company" do të regjistrohej para "100 Ideve të Biznesit të Madh" (pasi "3" vjen para "100").
- "Idetë e Biznesit të Madh" dhe "Drejtuesit e Biznesit të Madh" do të regjistrohen pas "100 Ideve të Biznesit të Madh", pasi numrat janë rregulluar para shkronjave.
- Numrat që janë shkruar tashmë trajtohen si fjalë dhe jo si numra. Për shembull, paraqitni artikujt "100 Drejtues të Biznesit të Mëdhenj", "Idetë e Mëdha të Biznesit" dhe "Dyqind Ide Biznesi të Mëdha" në atë mënyrë.
- Nëse i shërben qëllimeve tuaja të paraqitjes, megjithatë, ju mund të bëni një përjashtim dhe gjithmonë të regjistroni numra sikur të jenë shkruar.
Hapi 6. Merreni me ndonjë personazh të veçantë
Çdo karaktere jo alfabetike ose jo-numerike që hasni gjatë indeksimit dhe regjistrimit të artikujve duhet të merret parasysh. Çfarë të bëni me këta personazhe, megjithatë, varet nga lloji i tyre:
- Shenjat e pikësimit (të tilla si apostrofet, pikat dhe presjet) në përgjithësi injorohen kur indeksohen dhe regjistrohen artikujt. Për shembull, paraqitni "Kafeja më e mirë e Uashingtonit" dhe "Panairi i Shtetit i Uashingtonit" në atë mënyrë.
- Diakritikët trajtohen si shkronja përkatëse, pa shenjën diakritike. Për shembull, skedarin "laclair" si "Eclair" dhe "Über" si "Uber". Përjashtim nga kjo është kur regjistroni sipas alfabetit të një gjuhe që përdor diakritikë, në këtë rast duhet të ndiqni rendin normal alfabetik të asaj gjuhe.
Hapi 7. Përdorni rregullin e përgjithshëm "asgjë para diçkaje" kur është e nevojshme
Në përgjithësi, hapësirat (përfshirë pikësimin dhe elementët e tjerë që anashkalohen) injorohen kur depozitoni në mënyrë alfabetike. Sidoqoftë, në rastet kur keni artikuj që fillojnë në të njëjtën mënyrë, përdorni një hapësirë ose rregullin "asgjë para diçkaje" për të përcaktuar rendin e depozitimit.
- Për shembull, dosja "North East Bank", "North East Manufacturing" dhe "Northeast Bank", sipas atij rendi.
- Po kështu, "Doe, Jane A." do të paraqitej para "Doe, Jane A., Dr."
Hapi 8. Dalloni skedarët me informacion më të detajuar, kur është e nevojshme
Në raste më të rralla, informacioni alfabetik nuk është i mjaftueshëm për të përcaktuar rendin e skedarëve. Në këto raste, duhet të përdorni informacione të mëtejshme për të indeksuar dhe porositur artikujt. Shënoni këtë informacion shtesë në skedarët përkatës për t'ju ndihmuar t'i dalloni ato. Për shembull:
- Nëse do të kishit sende për dy individë të ndryshëm të quajtur Jane A. Doe, ju mund t'i porositni ato deri në datën e lindjes. Dosja "Doe, Jane A. (lind. 1853)" do të dilte kështu para dosjes "Doe, Jane A. (lind. 1967).
- Ju gjithashtu mund të porositni artikuj sipas gjeografisë kur keni nevojë të bëni dallime. Nëse keni dosje për tre banka të ndryshme në tre vende të ndryshme, dhe secila bankë quhet "First United Bank and Trust", ju mund t'i porositni ato sipas alfabetit në rendin "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United United Bank dhe Trust (Oklahoma), "dhe" First United Bank and Trust (South Dakota)."
- Po kështu, nëse do të kishit sende për dy arinj të ndryshëm ose lloje të arinjve, do t'i dallonit më tej, në bazë të specieve, vendndodhjes gjeografike, etj. Për shembull, mund të keni skedarë në "Bear, Brown" dhe "Bear, Grizzly" (në atë mënyrë), ose skedarë në "Bears (Evropian)" dhe "Bears (Amerika e Veriut)" (në atë mënyrë).
Hapi 9. Publikoni përjashtimet dhe rregullat e veçanta
Sigurohuni që të gjithë ata që përdorin skedarët tuaj të dinë për ndonjë përjashtim nga udhëzimet standarde që janë faktorizuar në sistemin tuaj të regjistrimit. Kjo do të ndihmojë që të gjithë të mund të përdorin sistemin e depozitimit siç duhet dhe me efikasitet.
